Intranet-/ Extranet-Lösung auf Basis von TYPO3

Die Anforderungen an eine Intranet-/Extranet-Plattform haben sich über die letzten Jahre stark gewandelt. Dabei geht es heute weniger um eine Basis zur Bereitstellung von statischen Contents für geschlossene Benutzergruppen, sondern vielmehr um ein Produktivitätswerkzeug, welches von der Zusammenarbeit in Teams über die Dokumentation von Wissen bis hin zu Bereitstellung von Tools und Funktionalitäten über mobile Endgeräte zahlreiche Spezialfunktionalitäten bereitstellen sollte.

Die Intranet-/Extranet-Lösung von comwrap auf Basis des Enterprise-Open-Source-Content-Management-Systems kombiniert die bereits in der TYPO3 umfangreich vorhandenen Out-of-the-Box-Features im Bereich Content Publishing um genau solche Funktionalitäten. Somit stellt sie eine state-of-the-art Intranet-/Extranet-Lösung für solche Unternehmen dar, denen reinrassige Social-Workplace- bzw. Wiki-Lösungen zu einseitig ausgelegt sind.

Die comwrap Intranet-/Extranet-Lösung ist damit geeignet für Unternehmen, die folgende Anforderungen abbilden möchten:

  • Social Collaboration
  • Wissensmanagement
  • Branding-Portale
  • Digital Asset Management (DAM)
  • Enterprise Search
  • Expertenlisten/-Profile

Rollen- und Berechtigungskonzept

TYPO3 bietet standardmäßig bereits ein sehr fortgeschrittenes Berechtigungskonzept, basierend auf einer Rollen-Hierarchie mit vererbbaren Attributen. In der Praxis lassen sich damit komplexe Berechtigungsstrukturen und Bedingungen abbilden, die sich z.B. aus einer Kombination an Gruppenzugehörigkeiten ergeben.

Jedes Content-Element und jede Seite kann dabei mit einer oder mehreren Gruppenbedingungen versehen werden, so dass über diese Zugriffssteuerung die Inhalte einer spezifischen Seite für Besucher verschiedener Rollen völlig unterschiedliche Inhalte anzeigen könnte. 

Digital Asset Management (DAM)

Während im TYPO3-Standard Dateien ohne Zugriffsberechtigungskonzept im Webroot abgelegt werden – und damit einen direkten Zugriff über eine URL ermöglichen – bietet die comwrap Intranet-/-Extranet-Lösung eine echte Alternative zum zusätzlichen Einsatz eines DAM, um Dateien vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Die Steuerung der Zugriffsberechtigung erfolgt auf Basis des TYPO3-Berechtigungskonzepts und kann entweder durch Vererbung der Berechtigungen einer Seite (Im Falles eines Inline Redaktionskonzeptes) oder aber im TYPO3-Backend durch manuelle Zuweisung erfolgen.    

Jede Datei wird nach dem Upload mit spezifischen Meta-Daten versehen, die einen professionellen Umgang mit sensiblen Daten ermöglicht wie z.B.:  

  • Gültigkeitsdauer/Ablaufdatum
  • Dokumententyp
  • Autoren
  • Beschreibung
  • Tags
  • Metadaten

Dateien verfügen zudem über eine Versionierung, so dass ein Rollback zu der jeweils letzten Version möglich ist.

Dateien können zudem extern geteilt werden. Hierzu wird die geteilte Datei auf einen Server in der demilitarisierten Zone verschoben und unter einem Link mit Ablaufdatum und Passwortschutz bereitgestellt.

Enterprise Search

Als eine der wichtigsten Funktionalitäten steht die Suche über alle im Intranet bzw. Extranet veröffentlichten Contents und Dokumente im Fokus. Die comwrap Enterprise-Search-Lösung basiert auf Apache Solr.

Die Integration erlaubt dabei nicht nur die Indizierung der Contents und Dokumente innerhalb von TYPO3, sondern auch die gleichberechtigte Indizierung von Inhalten aus Fremdsystemen. Auf diese Weise wird das Intranet bzw. Extranet zu einem zentralen Einstiegspunkt für Ihre internen Systeme und Subsysteme wie z.B. Wissens-/Seminardatenbanken oder Dokumentenbibliotheken.

Die Suche berücksichtigt im Übrigen sowohl bei Contents als auch bei Dokumenten und Subsystemen das individuelle Berechtigungsschema des Suchenden, so dass auch nur solche Suchtreffer angezeigt werden, die für den Benutzer freigegeben sind. 

Collaboration Space

Der Collaboration Space bietet Teilnehmern die Möglichkeit, sich in frei erstellbaren und selbstorganisierten Gruppen zusammenzufinden und die Teamarbeit zu organisieren.

Zentrales Element ist die Timeline, auf der im Stile eines Gruppenchats alle Aktionen innerhalb der Arbeitsgruppe abgebildet werden.

In den Arbeitsgruppen kann so, neben dem Austausch von Informationen und Wissen, gemeinsam an der Erstellung von Dokumenten gearbeitet werden, Termine für Meetings und Veranstaltungen abgestimmt, Protokolle und Handlungspunkte erstellt sowie Aufgaben zugewiesen und nachverfolgt werden.  

Die Dateien und Contents des Collaboration Space sind dabei logisch getrennt von offiziellen Inhalten innerhalb des Intranet/Extranet. Eine Vermischung von offiziellen Inhalten und Inhalten der Arbeitsgruppen können somit effektiv vermieden werden.

Mobile Endgeräte

Alle Funktionalitäten des Intranet/Extranet können auf eine native-Mobil-Anwendung für iOS- oder Android-Geräte verlängert werden. So gewinnen insbesondere der Kollaborationsbereich und die Personensuche an Relevanz, da diese Funktionalitäten in der täglichen Nutzung von Mobilgeräten zu einem der zentralen Use-Cases gehören.

Die Mobile Clients können dabei über ein Enterprise-Zertifikat über das Intranet/Extranet als Download zur Verfügung gestellt werden. Der Download über öffentlichen Plattformen wie iTunes oder Play Store entfällt dadurch. 

Sichere Authentifizierung

Für die Anmeldung am Intranet/Extranet können sowohl LDAP- als auch OpenID-Authentifizierung sowie Single-Sign-On (SSO) z.B. mit dem Microsoft Active Directory (AD) problemlos realisiert werden.

Auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff von außen, etwa über unternehmensfremde Endgeräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones, stehen auf Wunsch zur Verfügung.

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